Syddjurs Kommune, testimonial

Syddjurs Kommune om Taxon Classifier og Taxon ApS

"Vores manuelle processer er minimeret med 75%, og vi er gået fra 4 til 1 medarbejder til åbning, sortering og distribution af ca. 40.000 breve årligt” udtaler Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder i Syddjurs Kommune
 

Syddjurs’ mål er at afskaffe papirgange- og kommunikation til og fra borgere og virksomheder, samt internt i organisationen. Målet og visionerne er på plads og Syddjurs arbejder målrettet med at optimere og automatisere processer for både indgående og udgående henvendelser og dokumenter.
 

En vigtig del af løsningsarkitekturen er Taxon Classifier, der håndterer den taksonomi (OS2kle) der ”læser” og autoopmærker indgående posthenvendelser.
På input-siden dirigeres alle indgående posthenvendelser videre med Syddjurs’ egen I/O-manager, når dokumenterne først er blevet scannet og autoopmærket. Taxon Classifier og OS2kle understøtter vores workflow-løsning, der sikrer at henvendelserne ”lander” det rigtige sted inde i maven på vores ESDH-system. Dermed slipper kommunen for rigtig mange arbejdstimers manuel poståbning, sortering og intern fordeling.
 

Syddjurs har været i gang i få måneder, og får allerede leveret 70% af posten automatisk. Herudover har vi fået beskåret de manuelle processer med 75%. Med finpudsningen i de næste måneder forventer vi, at succesraten stiger yderligere. Derudover har vi markant fået øget mængden af metadata på henvendelser, eks. KLEnr., CPR, emne og dokumenttitel.
 
De næste skridt i udviklingen af Syddjurs’ anvendelse af Taxon Classifier og OS2kle, er at den skal understøtte automatisk sortering, distribuering og journalisering af indgående mails, selvbetjeningsblanketter og digital post fra Borger.dk og Virk.dk. Dette vil yderligere styrke modtagelsen og behandlingen af borgernes og virksomhedernes skriftlige henvendelser.

Syddjurs har valgt at anvende Taxon Classifier og OS2kle, da de leverer enestående funktionalitet, og er udviklet i open source, hvilket betyder at de frit kan deles og udvikles med andre kommuner.
 
Samarbejdet med Taxon ApS har været agilt og med stor gensidig respekt. Der er mange ting, der ikke kan forudses i et nyskabende og innovativt it-projekt, men på grund af en stor involvering fra Taxon ApS’ side har vi fået løst udfordringerne løbende. Vi har også fået en konkret værdiforøgelse i form af nogle innovationer, som vi ellers ikke ville have fået.
 

Jon Badstue Pedersen
Afdelingsleder
Syddjurs Kommune, HR og Digitalisering

TaxonAnalyzer

Opmærkning
Tekstanalyse
OCR
Præjournalisering