CASE FAXE KOMMUNE

GDPR-scanning
med TaxonScanner

Case Faxe Kommune 
 
Faxe Kommune har scannet flere drev i kommunen med TaxonScanner for at få overblik over om der evt. lå personhenførbare oplysninger, som burde krypteres, journaliseres eller slettes.  

Specialkonsulent Mikko Winther Heyde fortæller her om forløbet:

"Vi har i Faxe Kommune ved hjælp af TaxonScanner skannet for indhold af følsomme personoplysninger (GDPR) på et af vores fælles fildrev på 688.000 filer og på vores offentlige byggesagsarkiv på 141.000 filer.  
Scanningen foregik ved hjælp af TaxonScanner, som er udviklet af Taxon, og som indeholder både sikkerhedstaxonomien OS2GDPR og emnesystemet OS2KLE. Dokumenterne kan derfor opmærkes efter både GDPR og/eller KLE efter eget valg.


Scanning af byggesagsarkivets 141.000 filer 
I byggesagsarkivet, hvor vi egentlig følte os forholdsvis sikre på, at der ikke lå følsomme personoplysninger, fandt TaxonScanner og OS2GDPR mere end 400 filer, som det var nødvendigt at ”hemmeliggøre”. Arkivet var ellers skannet for år tilbage med en anden løsning.  

Så vi tog Byggesagsarkivet offline i uges tid, mens sagerne blev gennemgået på baggrund af den GDPR-rapport, som TaxonScanner havde dannet. Byggesagsarkivet er nu bragt online igen, og sikkerheden for borgerne er igen på plads takket være den vellykkede scanning. 


Scanning af fællesdrevets 688.000 filer
På fildrevet er det knapt så farligt at have data liggende, da de er beskyttet af såvel password som kryptering. Men rigtig mange af filerne kandiderer til at blive enten journaliseret i et fagsystem eller slettet. Scanningen af 688.000 filer på fildrevet viste da også, at ca. 30% af dem indeholdt cpr-data eller data, der er omfattet af GDPR. Da TaxonScanner også indeholder mulighed for at KLE-opmærke, fik vi under scanningen også KLE-opmærket samtlige dokumenter. På den måde er det umiddelbart muligt for os at journalisere dokumenterne.
 

Sammenfatning
Det gennemgående indtryk af forløbet er, at TaxonScanner er et meget hurtigt og effektivt scanningsværktøj, og der er mange fordele i, at den indeholder både OS2GDPR og OS2KLE. Samtidig har OS2GDPR vist sig at være rigtig god til at spore de personfølsomme dokumenter og sammen med OS2KLE er det et meget stærkt makkerpar." 



Kontakt os på 2390 5400, hvis du vil vide mere om TaxonScanner