CASE FREDERIKSHAVN KOMMUNE
Case Frederikshavn 
 
Taxon leverede en komplet løsning til automatisk postsortering til Frederikshavn Kommune. 
 
Frederikshavn kommune ønskede at øge digitaliseringen af den indgående post, og var derfor i gang med et pilotprojekt sammen med KMD omkring digitalisering af den indgående post (fysisk og digitalt). 
 
Taxon blev derfor kontaktet af KMD, som søgte en partner, der kunne håndtere den automatiske postfordeling af indkomne mails i hoved- og afdelingspostkasser.  

 
Udfordringen 
Håndteringen af post er en stor post på et kommunebudget, og det var derfor et stort ønske fra Frederikshavn Kommune at reducere omkostningerne ved at øge digitaliseringen af den indgående post. 
Herudover ønskede kommunen også at beskytte de personfølsomme oplysninger sådan at posten passerer gennem færre hænder og i stedet gik direkte til den relevante afdeling/medarbejder.  
Et krav til digitaliseringen af posthåndteringen var bl.a. sporbarhed og transparens. 

 
Løsningen 
Frederikshavn Kommune fik installeret TaxonMail sammen med Taxon Classifier tidligt på foråret 2017, og blev efter en testperiode, hvor Taxon arbejdede tæt sammen med den af kommunen nedsatte administrationsgruppe, sat i drift i juni måned samme år. Efterfølgende blev fordelingen løbende finpudset således at op mod 80% af alle elektroniske henvendelser til kommunen nu bliver opmærket med metadata (KLE og eventuelt CPR/CVR) og fordelt automatisk. 
 
Udover TaxonMails grundmoduler blev der installeret en række ekstra moduler til bl.a. udtræk af sagsnumre, OCR-scanning, cpr-modul samt forskellige tilpasninger i forhold til kommunens øvrige systemer, heriblandt Vitae, Momentum og KMD IOmanager. 

 
Resultatet 
Løsningen håndterer i dag ca. 4.000 digitale henvendelser pr. måned, hvoraf op mod 80% bliver automatisk fordelt til relevant system/postkasse 24/7. Henvendelserne bliver samtidig med fordelingen opmærket med metadata (KLE og eventuelt CPR/CVR samt sagsnummer). 
Kommunen brugte tidligere ca. 7.500 timer/året (1,5 time pr. medarbejder om året) på håndtering og fordeling af elektronisk post. I dag bruger kommunen kun ca. 1.500 timer om året - dvs. en besparelse på kr. ca. 2-2,5 million eller, sagt på en anden måde, kun ca. 20 % af den tid de tidligere brugte på postsortering/fordeling. 
 
Morten Stouby, Projektleder i Center for IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi, udtaler: "Taxon og TaxonMail har levet helt op til vores forventninger. Vi har sparet meget tid på postfordelingen samtidig med at vi ikke har skulle bruge kræfter på at sætte os ind i et system, hvor man selv skal lave postfordelingsreglerne. Så vi har på mange måder sparet meget tid og ressourcer med dette projekt, og det kommer jo borgerne til gode i sidste ende. Så gennemgående har vi været vældig tilfredse med dette projekt". 
 
 


Taxon ApS

Østergade 1, 2. sal
1100 København K

     +45 23 90 54 00

@  kontakt@taxon.dk

CVR: 3233 7163

Følg os:

      Taxon Universe

      @TaxonUniverse